Die Zeiterfassung der Arbeitszeit betrifft sämtliche Bereiche des Berufslebens, auch den Außendienst. Sie schützt Arbeitnehmer vor zu vielen Überstunden. Gleichzeitig bietet sie dem Arbeitgeber eine Möglichkeit zur Abrechnung der Arbeitszeit bei Kunden und eine Grundlage zur Bezahlung der Mitarbeiter.
Dabei gibt es zahlreiche Fragen, die sich sowohl Arbeitgeber als auch -nehmer zur Zeiterfassung im Außendienst stellen. Etwa, welche Zeit als Arbeitszeit für Außendienstler zählt. Diese und weitere beantworten wir Ihnen in diesem Artikel. So erklären wir auch, welche Mittel es zur Zeiterfassung gibt und was ihre Vor- sowie Nachteile sind.
Übersicht
Auch Außendienstmitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit erfassen. Das ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ARBZG) und wurde so durch den Europäischen Gerichtshof bestätigt.
Neben den gesetzlichen Bestimmungen gibt es weitere gute Gründe für die Arbeitszeiterfassung. So wird die Arbeitszeiterfassung genutzt, um:
- den Arbeitsaufwand in Kundenrechnungen korrekt abzurechnen.
- im internen Rechnungswesen Ressourcen besser einzuschätzen und verteilen zu können.
- Mitarbeiter korrekt zu bezahlen und Überstunden zu vergüten.
Bei der Zeiterfassung ist zu beachten, dass im Außendienst der Arbeitsweg zur Arbeitszeit zählt. Das bedeutet, die Fahrt zum ersten Kunden des Tages und vom letzten Kunden zum Wohnort wird als Arbeitszeit gebucht.
Die Arbeitszeit kann entweder manuell per Stundenzettel oder digitalisiert, z. B. per App, erfasst werden. Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.
Müssen Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen?
Das Arbeitszeitgesetz (ARBZG) regelt unter anderem die Erfassung der Arbeitszeit. Darin wird vorgeschrieben, dass auch Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeit zu erfassen haben. Das Ganze wurde auch durch den Europäischen Gerichtshof in einem Urteil bestätigt. Demnach ist die Arbeitszeiterfassung ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags im Außendienst.
Dafür gibt es folgende Gründe:
Abrechnung
Unternehmen berechnen Leistungen mit Kunden häufig pauschal oder anhand des Arbeitsaufwands. In letzterem Fall ist die Erfassung der Arbeitszeit Pflicht, sodass Ihr Arbeitgeber die Rechnung korrekt an den Kunden stellen kann.
Internes Rechnungswesen
Die Arbeitszeit der Außendienstmitarbeiter wird auch für das interne Rechnungswesen der Unternehmen benötigt. Einerseits ist das der Fall, um Außendiensteinsätze besser planen zu können, indem man einschätzen kann, wie viele Ressourcen für welchen Einsatz benötigt werden. Außerdem kann man so den Preis für Kunden besser berechnen, da Zeit der Mitarbeiter auch Kosten verursacht, die in die Preisgestaltung einzukalkulieren sind.
Zum anderen ist die Arbeitszeit eine begrenzte Ressource. Durch die Erfassung dieser, kann das Unternehmen besser planen, an welchen Stellen sie priorisiert eingesetzt wird, um strategisch möglichst optimale Entscheidungen zu treffen.
Bezahlung des Mitarbeiters
Mitarbeiter werden anhand eines Stundenlohns bzw. einem Festbetrag für X Stunden im Monat bezahlt. Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter seine Arbeitszeit erreicht, aber auch um Überstunden vergüten zu können, ist eine Arbeitszeiterfassung unumgänglich.
Zählt der Arbeitsweg im Außendienst zur Arbeitszeit?
Arbeitszeit umfasst die Zeit, die ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt und eine Tätigkeit gemäß seiner Pflicht ausübt. Wie aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EUGH) hervorgeht, zählt die Fahrt zum Kunden als Arbeitszeit. Für Arbeitnehmer im Außendienst gilt daher: Die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden des Tages und vom letzten Kunden eines Tages zum Wohnort zählen zur Arbeitszeit bei Außendienstmitarbeitern.
Welche Höchstarbeitszeit gilt im Außendienst?
Das Arbeitszeitgesetz (ARBZG) legt fest, dass die maximale Arbeitszeit bei 10 Stunden pro Tag (zuzüglich Pausenzeiten) liegt. Hiervon ausgenommen sind lediglich:
- leitende Angestellte und Chefärzte,
- leitende Angestellte im öffentlichen Dienst,
- Arbeitnehmer, die mit Personen zusammenleben und sie pflegen, betreuen oder erziehen.
Außendienstmitarbeiter sind demnach nicht von dem Gesetz ausgenommen, außer wenn es sich bei ihnen um leitende Angestellte handelt.
Dennoch kann die Arbeitszeit von 10 Stunden ausnahmsweise überschritten werden, wenn innerhalb von 6 Monaten die durchschnittliche Arbeitszeit pro Werktag dennoch bei 8 Stunden liegt.
Müssen im Außendienst Überstunden gemacht werden?
Eine Verpflichtung als Arbeitnehmer Überstunden zu leisten, kann sich aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder auch Betriebsvereinbarungen ergeben. Ist in keinem der Verträge eine Pflicht zu Überstunden festgelegt und es gibt auch keine entsprechende Betriebsvereinbarung, dann besteht keine Pflicht, Überstunden zu leisten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Beruf im Innen- oder Außendienst ausgeführt wird.
Wie immer, gibt es auch hier Ausnahmen. Einerseits müssen Sie Überstunden leisten, wenn Sie dem (stillschweigend) zugestimmt haben. Zum anderen hebeln Notfälle diese Regelung aus. Notfälle meinen in dem Sinne beispielsweise Naturkatastrophen oder Brände.
Welche Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeit im Außendienst gibt es?
Mitarbeiter im Außendienst werden in vielfältigen Bereichen eingesetzt. Sie umfassen sowohl Handwerker als auch Grafiker, Online Marketer und Berater bis hin zu Technikern sowie Führungskräften. Sie alle müssen ihre Arbeitszeit erfassen. Da die meisten Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber ein Smartphone, Laptop und/oder Tablet gestellt bekommen, können sie ihre Arbeitszeit über diese Geräte erfassen. Hierbei unterscheidet man zwischen manueller und digitalisierter Zeiterfassung:
Manuelle Zeiterfassung mit Stundenzettel
Die klassische Zeiterfassung erfolgt mit einem Stundenzettel. Das funktioniert etwa mit Stift und Papier oder in einem (Excel-)Dokument auf dem Laptop. Dort trägt der Außendienstmitarbeiter etwa die Arbeitsstunden ein oder den Beginn sowie das Ende des Arbeitstags. Außerdem bietet der Stundenzettel die Möglichkeit, weitere Informationen und die Art der Arbeitsleistung (z. B. reguläre Arbeitszeit, Wochenendarbeit) zu erfassen.
Vorteile manuelle Zeiterfassung
- Kostenlos (auf den ersten Blick)
- einfache Handhabung
- flexibel
Nachteile manuelle Zeiterfassung
- Höherer Zeitaufwand und dadurch entstehende Kosten
- Keine automatische Datenübertragung in HR-System
- Fehleranfälligkeit durch manuelle Eintragung
- Fehlende Transparenz und Überwachung
Digitale Zeiterfassung (z. B. per App)
Durch die technische Entwicklung der letzten Jahre haben sich zahlreiche Möglichkeiten ergeben, um die Arbeitszeit digital zu erfassen. Ein bekanntes Modell ist hierfür eine App, die mit der HR-Software des Unternehmens verknüpft ist. Der Mitarbeiter im Außendienst kann somit die Zeiterfassung per Touch starten und stoppen. Das System merkt sich automatisch die Uhrzeiten und berechnet anhand derer die Arbeitszeit. Zudem leitet es die Zeit automatisch an die HR-Software des Unternehmens weiter.
Vorteile digitale Zeiterfassung
- überall nutzbar
- schnelle und einfache Verwendung
- Automatisierungen, z. B. bei der Datenübertragung
- geringere Fehleranfälligkeit
- genauere Datenerfassung
- Transparenz
Nachteile digitale Zeiterfassung
- hohe Kosten für die Software
- Kontrolle durch Arbeitgeber, keine Vertrauensarbeitszeit
- Abhängigkeiten, z. B. von Internetverbindung, Akku
Aktuelle Jobs im Außendienst
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Fazit – Zeiterfassung im Außendienst: Das müssen Sie wissen.
Die Zeiterfassung spielt eine zentrale Rolle im Arbeitsleben eines Außendienst-Mitarbeiters. Dabei gibt es sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zunächst viele Fragezeichen. Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel geschrieben und die häufigsten Fragen beantwortet. Am Ende hat sich dabei gezeigt: Die Zeiterfassung im Außendienst unterscheidet sich nicht wesentlich von der Zeiterfassung im Innendienst.
Wir hoffen, dass wir Ihnen damit weiterhelfen konnten!
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