Verpflegungsmehraufwand im Außendienst: Diese Regelung gilt

Bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten entstehen Arbeitnehmer Aufwendungen, bekannt als Reisekosten. Dazu zählen neben Übernachtungs- und Fahrtkosten auch Mehraufwendungen für die Verpflegung. Wie groß der Verpflegungsmehraufwand für Arbeitnehmer ist, wie er berechnet wird und was für Außendienstmitarbeiter gilt, verraten wir Ihnen im Artikel. Dazu ziehen wir Beispiele heran und zeigen auch, was für Dienstreisen ins Ausland gilt.

Übersicht

Sind Sie mindestens 8 Stunden während eines Tages beruflich auswärts tätig, steht Ihnen eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag zur Verfügung.

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen beträgt die Pauschale für den An- und Abreisetag ebenfalls 14 Euro, unabhängig von der Arbeitszeit an diesem Tag. Für Zwischentage (mind. 24 Stunden Abwesenheit) stehen Ihnen sogar 28 Euro zur Verfügung.

Bei Dienstreisen im Ausland sind die Pauschalen abhängig vom jeweiligen Land. Auskunft dazu gibt diese Tabelle des Bundesfinanzministeriums.

Die Verpflegungsmehraufwandspauschale kann Ihnen Ihr Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Ist das nicht der Fall, können Sie die Pauschale als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen.

Bezahlt Ihr Arbeitgeber Ihnen während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, verringert sich die Pauschale. Bei Zahlung des Frühstücks sinkt sie um 20 % und beim Mittag- bzw. Abendessen um jeweils 40 %.

Disclaimer: Hierbei handelt es sich um keine steuerliche Beratung. Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

Was ist der Verpflegungs-mehraufwand?

Im Rahmen von beruflicher Auswärtstätigkeit entstehen diverse Aufwände, die im Arbeitsalltag an der ersten Tätigkeitsstätte nicht anfallen. Neben Fahrt- und Übernachtungskosten ergeben sich aus beruflichen Auswärtstätigkeiten in aller Regel auch erhöhte Aufwände für die Verpflegung. Der Verpflegungsmehraufwand kann durch den Arbeitgeber in Höhe von gesetzlich festgelegten Pauschalen steuerfrei erstattet werden. Alternativ kann sie der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuerklärung absetzen.

Wie hoch die ist Verpflegungspauschale?

Die Höhe der Verpflegungspauschale wurde zum letzten Mal 2020 geändert. Seit dem gilt: Für jede Auswärtstätigkeit, die mehr als 8 Stunden dauert, beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro. Diese Pauschale gilt auch an An- und Abreisetagen von mehrtägigen Dienstreisen.

Bei einer Dienstreise, für die Sie mehr als 24 Stunden abwesend sind, können 28 Euro geltend machen bzw. als Pauschale vom Arbeitgeber erhalten.

Die Verpflegungspauschale verringert sich, wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber eine Mahlzeit bezahlt. Bei Zahlung des Frühstücks wird die Pauschale um 20 % und bei Zahlung des Mittag- bzw. Abendessens um jeweils 40 % gekürzt. Ob die jeweilige Mahlzeit auch von Ihnen gegessen wurde, spielt dabei keine Rolle.

Die aktuellen Pauschalen gelten seit dem 01.01.2020. Für Steuerklärungen der Jahre 2019 und früher sind entsprechend die alten Verpflegungspauschalen zu verwenden.

Was gilt bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten?

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gilt:

• Für den An- und Abreisetag gilt jeweils die Verpflegungspauschale von 14 Euro. Dabei spielt die Dauer der Abwesenheit an diesen Tag keine Rolle.
• An den Zwischentagen, an denen Sie während der mehrtägigen Reise 24 Stunden von zu Hause entfernt sind, gilt eine Verpflegungspauschale von 28 Euro.

Wie wird die Pauschale im Außendienst berechnet?

Außendienstler verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beim Arbeitgeber. In dem Fall können sie die Verpflegungspauschale von 14 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber erhalten, wenn die Auswärtstätigkeit mehr als 8 Stunden andauert. Nicht selten kommt es jedoch vor, dass die Arbeitnehmer zwischenzeitlich in ihr Büro beim Arbeitgeber zurückkehren, etwa um Schreibtischarbeit zu erledigen. Wie dann die Arbeitszeit im Außendienst berechnet wird, zeigen wir am folgenden Beispiel:

Welche Verpflegungspauschale gilt bei Auswärtstätigkeiten im Ausland?

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten Verpflegungspauschalen, die abhängig vom jeweiligen Land sind. Die aktuelle Tabelle vom Bundesministerium der Finanzen mit den Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung im Ausland finden Sie hier.

Wir haben Ihnen einige Länder herausgesucht, damit Sie eine Übersicht zu möglichen Pauschbeträgen im Ausland erhalten:

Stand 01.01.2024

Etwas komplexer wird das Thema, wenn Sie während einer Dienstreise mehrere Länder besuchen. Für den Anreisetag und die Zwischentage ist für die Berechnung immer der Ort entscheidend, den Sie als letztes am Tag vor 24 Uhr Ortszeit erreicht haben.

Beispiel: Sei reisen per Flugzeug von Brüssel nach Helsinki. Erreichen Sie Helsinki vor 24 Uhr gilt, die Verpflegungspauschale von Finnland. Erreichen Sie Helsinki hingegen erst nach 24 Uhr, zum Beispiel 1 Uhr nachts, dann gilt für den Tag noch die Pauschale von Belgien.

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Fazit – Verpflegungsmehraufwand im Außendienst

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet erhöhte Aufwendungen durch den Arbeitnehmer während Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten. Er kann als Werbekosten abgesetzt oder als Pauschale steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Welche Beiträge hierbei gezahlt werden, was für mehrtägige Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten im Ausland gibt, haben wir Ihnen im Artikel gezeigt. Außerdem haben wir anhand eines Beispiels gezeigt, wann die Pauschale im Außendienst gezahlt werden kann und wann nicht.

Wir hoffen, dass wir Ihnen damit weiterhelfen konnten!